Tính giá thành theo lô: từ định mức đến giá vốn từng mẻ, không cần giỏi Excel

Giá thành một mẻ sản xuất gồm đúng bốn khoản: nguyên vật liệu theo giá của chính lô đã dùng, nhân công trực tiếp, chi phí chung phân bổ cho mẻ, và hao hụt. Cộng bốn khoản, chia cho số thành phẩm thực nhập kho — ra giá vốn một đơn vị. Không có công thức bí mật nào khác.

Cái khó không nằm ở phép cộng. Nó nằm ở chỗ lấy đúng số cho từng khoản — đúng lô nguyên liệu, đúng giờ công, đúng tiêu chí phân bổ — mà không bắt kế toán sống trong Excel đến 9h tối. Trong bài trước chúng tôi đã nói vì sao giá bình quân che mất SKU đang lỗ. Bài này là phần làm thế nào: đi hết một lệnh sản xuất, từ định mức đến giá vốn từng chai.

Bốn thành phần — và lỗi thường gặp ở từng khoản

Khoản	Lấy từ đâu	Lỗi thường gặp
Nguyên vật liệu theo lô	Phiếu xuất kho có ghi mã lô	Xuất kho không ghi lô — giá tự động rơi về bình quân
Nhân công trực tiếp	Giờ công ghi theo lệnh sản xuất	Trả lương tháng, không ai chia ngược về từng mẻ
Chi phí chung	Điện, khấu hao, thuê xưởng… phân bổ theo tiêu chí	”Chia đều cho các mẻ” — mẻ 500 chai gánh bằng mẻ 5.000 chai
Hao hụt	Chênh lệch thực dùng so với định mức	Trộn thẳng vào nguyên liệu — mất dấu, không ai truy được

Khoản một là xương sống. Ba khoản còn lại có thể tạm chấp nhận số gần đúng trong giai đoạn đầu; riêng nguyên liệu mà mất dấu lô thì cả phép tính đổ.

Đi hết một lệnh sản xuất (số liệu minh họa)

Lệnh sản xuất #LSX-0612: 1.000 chai serum. Định mức mỗi chai: 0,02kg hoạt chất, 1 vỏ chai, 1 tem.

Bước 1 — Xuất kho theo định mức, ghi lô. Kho xuất 20kg hoạt chất thuộc lô NL-2205, đơn giá nhập 800k/kg — không phải giá bình quân của cả tồn kho, mà giá của đúng lô này. Vỏ chai và tem xuất kèm theo lệnh.

Bước 2 — Cộng nguyên vật liệu. 20kg × 800k = 16.000.000đ, cộng 1.000 vỏ × 3.000đ và 1.000 tem × 500đ. Tổng nguyên liệu: 19.500.000đ.

Bước 3 — Nhân công trực tiếp. Lệnh này chạy 2 ca, tổng giờ công ghi trên lệnh quy ra 4.200.000đ. Con số lấy từ chấm công theo lệnh — không phải chia đều lương tháng.

Bước 4 — Chi phí chung phân bổ. Tháng đó tổng chi phí chung của xưởng chia theo giờ máy ra đơn giá 350k/giờ; lệnh này chạy 9 giờ máy → 3.150.000đ (cách chọn tiêu chí ở mục dưới).

Bước 5 — Ghi hao hụt thành dòng riêng. Thực dùng hết 20,4kg thay vì 20kg định mức: 0,4kg × 800k = 320.000đ, ghi thành dòng hao hụt của lệnh — không cộng lẫn vào nguyên liệu.

Bước 6 — Chốt giá vốn. Tổng chi phí 27.170.000đ. Nhập kho 980 chai đạt (20 chai hỏng loại ở QC). Giá vốn: 27.170.000 ÷ 980 ≈ 27.700đ/chai. Mẻ này gánh trọn chi phí của chính nó, kể cả phần hỏng — nhìn thấy được, thay vì tan biến vào trung bình cả tháng.

Mẻ sau dùng lô hoạt chất 1.100k/kg? Giá vốn nhảy lên — và bạn thấy nó nhảy, trước khi ký duyệt giá khuyến mãi cho sàn.

Điều đáng nhìn nhất ở bảng giá vốn theo mẻ không phải con số trung bình — mà là khoảng cách giữa mẻ rẻ nhất và mẻ đắt nhất của cùng một SKU. Với hàng bán sàn biên mỏng, khoảng cách đó nhiều khi rộng hơn cả biên lãi: cùng một giá bán, có mẻ đang lãi và có mẻ đang lỗ. Bảng bình quân không bao giờ nói cho bạn điều đó.

Chi phí chung: hai cách phân bổ mà SME làm nổi

Đừng bắt đầu bằng mô hình phân bổ nhiều tầng của tập đoàn. Hai cách này đủ đúng cho hầu hết nhà máy vừa:

• Theo giờ máy (hoặc giờ công): tổng chi phí chung của tháng ÷ tổng giờ chạy = đơn giá một giờ; mẻ dùng bao nhiêu giờ gánh bấy nhiêu. Hợp khi các sản phẩm khác nhau nhiều về thời gian chạy máy.
• Theo sản lượng quy đổi: chia theo số đơn vị sản xuất, có hệ số quy đổi nếu quy cách chênh nhau (chai 500ml tính bằng 2 chai 250ml). Hợp khi sản phẩm tương đồng, chạy chuyền giống nhau.

Chọn một cách, ghi thành văn bản, giữ ổn định ít nhất một năm. Đổi tiêu chí giữa chừng thì số giữa các tháng hết so sánh được với nhau — lúc đó không phải kế toán sai, mà là thước đo đổi.

Hao hụt: dòng riêng, đừng để mất dấu

Hao hụt ghi riêng không phải để đổ lỗi. Nó là tín hiệu vận hành: lệch một chiều lặp lại nhiều mẻ nghĩa là định mức lạc hậu, cân đo sai, hoặc thất thoát thật. Trộn hao hụt vào nguyên liệu là tự bịt kênh cảnh báo đó.

Quy tắc gọn: chênh dưới ngưỡng cho phép (ví dụ 2% — mỗi ngành mỗi khác) thì ghi nhận và đi tiếp; vượt ngưỡng thì lệnh đó phải có ghi chú lý do trước khi khóa.

Checklist dữ liệu tối thiểu để bắt đầu

• Định mức từng sản phẩm có phiên bản, có người chịu trách nhiệm cập nhật — định mức sai thì mọi thứ phía sau sai theo.
• Xuất kho ghi mã lô ngay lúc xuất, không dồn cuối tháng gõ lại.
• Lệnh sản xuất là vật mang chi phí: nguyên liệu, giờ công, hao hụt đều móc vào mã lệnh (#LSX-…).
• Giờ công / giờ máy ghi theo lệnh, dù ban đầu chỉ là sổ giao ca.
• Tiêu chí phân bổ chi phí chung chốt thành văn, một dòng cũng được.

Không cần chờ dữ liệu “sạch hoàn hảo” mới bắt đầu — bắt đầu từ nhóm SKU chủ lực rồi mở rộng. Ôm cả danh mục ngay từ đầu là con đường quen thuộc dẫn tới dự án trùm mền. Còn nếu nhà máy bạn bán D2C đa sàn, giá thành theo lô là một mảnh trong bức tranh vận hành lớn hơn — tồn kho theo lô, hạn dùng, đối soát về cùng một sổ.

Hỏi nhanh — đáp gọn

Tính giá thành theo lô có bắt buộc phải có phần mềm không? Không, ở quy mô vài mẻ mỗi tháng thì Excel làm được. Điểm gãy là khi số lệnh nhiều lên và việc ghi lô phải diễn ra ngay lúc xuất kho, bởi nhiều người — lúc đó dữ liệu gõ lại cuối tháng luôn trễ và luôn thiếu.

Đang tính bình quân, chuyển sang theo lô có phải làm lại sổ cũ không? Không. Chốt số dư ở cuối kỳ gần nhất rồi áp cách tính mới từ kỳ tiếp theo. Việc quan trọng nhất hôm nay không phải là sửa quá khứ, mà là bắt đầu ghi lô từ bây giờ.

Batch costing là gì, khác bình quân gia quyền chỗ nào? Batch costing (tính giá thành theo lô) gán chi phí thật của từng mẻ cho chính mẻ đó; bình quân gia quyền trộn mọi lô về một đơn giá trung bình. Trộn thì gọn sổ, nhưng che mất mẻ nào lãi, mẻ nào lỗ.

Nếu muốn thấy giá thành theo lô chạy trên chính số liệu của bạn, đặt lịch demo 30 phút — mang file Excel đang dùng, chúng tôi chỉ vào đó mà nói, không slide.